תיאור התפקיד:

אחריות אדמיניסטרטיבית כולל לפעילות משרד הנהלת האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.

 התפקיד כולל:

·        מזכירות - טלפון, מייל, יומן:

-       אחריות כוללת על ניהול לשכת אגף פיתוח משאבים ושותפויות

-       תאומי פגישות ויומנים למנהל האגף ולמנהלת מערך משאבים תומכי גיוס

-       אחריות על תיאום ועדכון לוח השנה האגפי: נסיעות, ביקורים חשובים, אירועים וכד'

-       תיאום פגישות פורום מנהלי האגף, פגישות אגפיות ולוח השנה האגפי (נסיעות, ביקורים חשובים, אירועים וכו')

-       מענה טלפוני וניתוב פניות

·        טיפול אדמיניסטרטיבי בצורכי היחידה

-       ריכוז הטיפול בדואר ושליחויות לכלל האגף

-       תיוק פיזי ודיגיטלי של תיעוד

-       סריקת חומרים לשם אירכובם; ריכוז העבודה מול הארכיון המנהלי להעברת חומרים לאירכוב

-       הכנת תיקי נסיעה וריכוז לו"ז וחומרים לקראת נסיעות עבודה למנהל האגף ולמנהלת מערך משאבים תומכי גיוס

-       השתתפות בפגישות וכתיבת סיכומי פגישות אגפיות (פורום מנהלים, פגישות עבודה וכיוב') והפצתם

-       ריכוז טבלת משימות אגפית ומעקב אחר ביצוע

-       סיוע בתיאום וארגון פעולות רווחה אגפיות

·        מענה לפניות

-       ניתוב וטיפול בכלל הפניות המגיעות לאגף פיתוח משאבים ושותפויות מתוך יד ושם, ומחוץ ליד ושם, כולל מחו"ל

-       ניסוח תשובות עצמאיות ו/או מטעם מנהל האגף ומטעם ומנהלת מערך משאבים תומכי גיוס, בעברית ובאנגלית

-       ניתוב ומענה לפניות לתיבות הדואר האגפיות (International Relations ותיבת פניות הציבור), המתנהלות בעיקר באנגלית

·        תיאום/תפעול לוגיסטי

-        שותפות בריכוז הטיפול במערך אירוח אורחי קש"ח ביום השואה

-       סיוע במשימות לוגיסטיות ואדמיניסטרטיביות במשלחות, באירועים ובטקסים, לפי צרכי האגף

·        הזמנות רכש (ERP) – אגפי, מתנות לתורמים, וניהול מלאי