ניהול משרד הנהלת המכון וטיפול אדמיניסטרטיבי של צרכי היחידה, אחריות לוגיסטית על ארגון אירועי מכון המחקר וסיוע בנושא מלגות ומענקי מחקר. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.

 תחומי אחריות:

·         ריכוז ועדות המכון: זימון חברי הוועדות לישיבות, הכנת חומרים לישיבה והפצתם. סיוע בכתיבת פרוטוקולים

·         תיאום לוגיסטי של נסיעות עבודה לחו"ל של חוקרים ותלמידי מחקר, כולל אחריות על מערכת ניהול הטיסות ('קומביטס') של עובדי המכון.

·         טיפול ואחריות כוללת על קבלת ויזות לחוקרים מחו"ל, כולל תיאום מול משרד הפנים

·         טיפול אדמיניסטרטיבי בתחום המלגות והמענקים

·         הזמנת ציוד וכיבוד/סיוע במערכת התקציבית אלמוג

·         עבודות מזכירות שוטפות (מענה טלפוני ובמייל, ניהול יומנים, דברי דואר, תיוק ועוד), אחריות על מערכת ה-CRM, ניתוב ומענה לפניות המגיעות למכון המחקר

·         עדכון רשימות תפוצה ממוחשבות של מכון המחקר, והפצת מידע על אירועים ופעילויות המכון באמצעים האלקטרונים

·         תיאום ותפעול לוגיסטי של כלל אירועי המכון (כנסים, ימי עיון, סמינרים וכד'), כולל אחריות מלאה על ארגון אירועים פרונטליים ומקוונים; קשר עם ספקים לקבלת הצעות מחיר לשירותים שונים, פתיחת הזמנה באלמוג ועוד

·          הכנת חומרים נלווים לאירועים כולל הזמנות, מצגות, חוברות תקצירים וביוגרפיות, מהלכי טקס ועוד, ע"פ הצורך

·         סיוע לוגיסטי בקליטת עמיתי המחקר